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Claves para aprender a teletrabajar

Si tu empresa te da la opción de trabajar desde casa o si eres autónomo, sentirás la necesidad de aprender a teletrabajar o de buscar nuevas técnicas que te ayuden a mejorar tu productidad.

El teletrabajo es la modalidad laboral que implica trabajar a distancia o en remoto, es decir, que el trabajo se realiza desde una ubicación no centralizada. Esa ubicación puede ser tu casa, un coworking o incluso una cafetería.

Esto engloba una serie de ventajas que pueden ayudarte a mejorar tu calidad de vida pero también tiene inconvenientes que hacen que no todas las profesiones permitan este modelo de trabajo, ni todo el mundo valga para desempeñarlo. Y eso no es malo, ya que cada uno tenemos nuestra forma de trabajar.

Si estás dispuesto a trabajar en remoto, queremos darte algunas claves para lograrlo con éxito.

Rutina y horario

Una de las principales ventajas que te aporta el teletrabajo es una mayor flexibilidad. Crearte una rutina diaria y marcarte unos horarios serán necesarios para aprender a teletrabajar. Harán que tus horas de trabajo sean más productivas y no te veas haciendo horas de más.

Organización y autodisciplina

Crear un hábito de trabajo en remoto también implica organización y disciplina.

Si trabajas a distancia no tendrás a nadie cerca que te controle, por lo que deberás organizarte, marcar los tiempos de cada tarea y lo descansos. Para cumplirlos, es importante saber evitar distracciones y que todos (incluidos familiares y amigos) sepan cuál es tu horario para que te molesten lo menos posible.

Si quieres aprender a teletrabajar debes reconocer tus puntos débiles. En caso de que seas una persona activa en redes sociales, ciérralas, silencia las notificaciones y organizar tus tareas para tener 5 o 10 minutos de descanso, así evitarás interrumpir todo el rato tu trabajo.

Existen fórmulas de trabajo que pueden ayudarte en la organización de proyectos y tareas, como es el caso del Método Kanban. Es una forma visual de gestionar las tareas para saber en cada momento el estatus de cada una de ellas. Se puede hacer en una pizarra grande en la que se dibujará tres tableros: tareas pendientes, tareas en marcha y tareas finalizadas. En cada uno de ellos se van pegando post-its con la información detallada de cada una de las tareas (título, descripción y fecha de entrega) y la persona encargada, que irán pasando de un tablero a otro según se vayan desarrollando.

A pesar de haber hablado sobre la flexibilidad de horarios en el punto anterior, adaptar el tradicional esquema de trabajo en oficina, al remoto (sobre todo si trabajas desde casa) te ayudará a tener un hábito de trabajo. Es decir, levantarte pronto, arreglarte y empezar a trabajar todos los días a la misma hora.

Los descansos beneficiarán tu salud

Estar sentado todo el día delante del ordenador no es bueno, aprovecha los descansos para desconectar y hacer ejercicios de estiramiento.

Existen dos técnicas de gestión de tiempo que pueden resultarte muy útiles si los adaptas a tus necesidades de trabajo y los cumples.

El primero de ellos es la llamada Técnica Pomodoro. Consiste en trabajar en ciclos de 30 minutos, de los cuales 25 deben ser dedicados exclusivamente a trabajar sin distracciones. Al finalizar este tiempo, tendrás 5 minutos para descansar y hacer lo que quieras. Un ciclo Pomodoro es el que supone 25 minutos de trabajo.

Tras 4 ciclos Pomodoro (que equivalen a unas dos horas de trabajo) puedes tomarte un Pomorodo de descanso, es decir, 25 minutos. Y tras el largo descanso, se comienza de nuevo.

El segundo es la Técnica GTD, Getting Things Done, que significa “organízate con eficacia”. Se basa en conseguir resultados y para ello debes elaborar una lista de tareas que deberás ir tachando al finalizarlas. No se trata de hacer una lista interminable, si no que deben ser tareas cortas, entre 4 y 10 como máximo. El fin de esta técnica es mantenerte motivado y dejar de estar preocupado por todas las tareas que tienes que hacer, para centrarte en organizarlas y realizar las más importantes de cada día.

Trabajar desde casa te puede llevar a hacer muchas horas de más y esto acabará pasándote factura, física y mentalmente. Para evitarlo, es necesario que adaptes el espacio de trabajo a tus necesidades.

La mesa y una silla tienen que permitir que tus ojos se encuentren a la altura de la pantalla del ordenador y sentarte correctamente. Trabajar con dos pantallas también favorece la productividad o contar con un ratón, evitará que puedas llegar a sufrir el síndrome del túnel carpiano en la muñeca.

También debes mantener una dieta equilibrada y hacer deporte diariamente. Es cuestión de organización del tiempo.

Zona de trabajo bien acondicionada

¿Dónde vas a trabajar? Si respuesta es en casa, entonces debes buscar una habitación o un espacio acondicionado en el que quieras pasar al menos ocho horas al día.

Es indispensable que tenga una ventana por la que entre luz natural y que permita la ventilación, en la que se pueda regular la temperatura, que sea silenciosa y espaciosa.

Debes hacer de ese espacio tu despacho y que el resto de miembros de la casa lo respeten.

Si no puedes trabajar en casa porque no puedes cumplir esas premisas o porque pasar tanto tiempo en casa te agobia, existen otros lugares.

Cada vez es más frecuente que en todas las ciudades haya al menos un coworking. Se trata de un espacio de trabajo compartido, en el que encontrarás a más personas teletrabajando, y esto puede que incluso te ayude a aprender a teletrabajar más rápido. Cuentan con diferentes tarifas, dependiendo de tus necesidades, pero como mínimo te proporcionan una mesa de trabajo con toma de corriente e internet. También suelen tener disponibles despachos, salas de reuniones y zonas comunes.

Para momentos más puntuales de trabajo, también existen cafeterías con espacios adaptados para el teletrabajo o las bibliotecas públicas.

Vestimenta adecuada

Trabajar desde casa con el pijama puesto todo el día es una práctica que se desaconseja. Tampoco se trata de vestir como si fueras a la oficina, pero sí que ayuda quitarse el pijama (y la pereza) para vestir con otro tipo de ropa “de calle”, más cómoda e informal. Se trata de estar lo suficientemente presentable como si fueras a hacer una videollamada.

Herramientas de teletrabajo

La lista de aplicaciones y programas para hacer posible el trabajo en remoto y aprender a teletrabajar es interminable. No tendrás que utilizarlas todas, si no que dependerá de las necesidades de cada uno. A continuación, te mostraremos algunas de las más utilizadas.

  • Para facilitar la comunicación y realizar videoconferencias

Slack: se organiza por canales. Puedes crear un canal diferente para cada proyecto y compartir mensajes, archivos e incluso programar alertas que recibirán todos los miembros.

Whastapp: conocido por todos, puede favorecer la comunicación entre los compañeros de trabajo. Además, permite el envío de archivos, realizar llamadas con vídeo y tiene formato web, para que puedas acceder desde el ordenador.

Google Hangouts: cuenta con un apartado de chat y otro de videollamadas. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google.

Skype: permite videollamadas con un máximo de 50 personas, grabar las llamadas y habilitar subtítulos. También cuenta con chat desde el que se pueden enviar archivos.

Zoom: programa de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes.

Teams: centro de trabajo remoto de Microsoft. Permite chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa.

  • Programas para organizar tareas y gestionar proyectos

Trello: basado en el Método Kanban, utiliza tableros para organizar y priorizar proyectos. Cada tarea se organiza en una tarjeta y se puede ir viendo el estatus de cada una de ellas.

Asana: con este programa se pueden crear proyectos, asignar tareas y establecer recordatorios.

Notion: servicio multiplataforma para guardar todo tipo de cosas: listas de tareas, blocs de notas, calendarios, muros para gestionar proyectos, bases de datos…

  • Herramientas para guardar y compartir documentos

Google Drive: sirve para guardar, compartir y acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, pudiendo ocupar hasta 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito.

Dropbox: es muy útil para subir y transferir archivos a la nube y compartirlos con quien quieras.

iWork: la suite ofimática de Apple para sincronizar Pages, Numbers y Keynote con iCloud.

OneDrive: es la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft, los cuales se pueden compartir con los miembros de un equipo y editarlos en tiempo real.

Wetransfer: plataforma para enviar archivos pesados a las personas que quieras, de forma rápida y sencilla, sin necesidad de estar registrado para utilizarlo.

  • Gestores de Productividad

Teamleader: unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Se centra en la relación con los clientes y gestiona los proyectos, informando sobre cuáles funcionan bien y cuáles necesitan más atención.

Focusmate: ayuda a acabar con la procrastinación, haciendo que tengas que rendir cuentas ante otra persona.

Chimp or Champ: permite conocer la productividad de los trabajadores, su satisfacción con su puesto e involucración en el mismo.

Time Doctor: monitoriza los tiempos y mejora los resultados de productividad. Para ello monitoriza la actividad mediante chat y capturas de pantalla, medición de tiempos por proyecto y clientes, control de pausas y avisos si se visitan sitios web no relacionados con el trabajo.

No existe una forma perfecta de trabajar, aunque sí está demostrado que todas las ventajas que tiene el teletrabajo favorecen la productividad de los trabajadores.

Esperamos que estas claves para aprender a teletrabajar te ayuden a diseñar tus propios métodos de trabajo  y que esta modalidad laboral al menos te haga más feliz.